El uso eficaz del correo electrónico ayuda a transmitir ideas y a lograr objetivos.

En el artículo Correo electrónico: ¿herramienta imprescindible o ladrón del tiempo? tienes indicaciones para que la gestión de nuestros emails no impacte en la productividad laboral, en este, desarrollo algunas claves con el mismo objetivo, pero atendiendo a la transmisión del contenido.

Para empezar, hay que cuidar y ordenar el mensaje:

.- Saludo e introducción: con poner el nombre del receptor es suficiente. Cuando no sepas cómo empezar, un “buenos días” o “buenas tardes” da muy buen resultado. Al iniciar un correo es bueno incluir un pequeño resumen de los temas que se van a tratar.

.- Destaca los datos. Por ejemplo, los referidos a una reunión o similar se deberán extraer del párrafo para que resulte más fácil leerlos. De esta forma, si estoy citando a una reunión (y no lo hago con el Outlook) dejaré el párrafo principal y pondré los datos específicos aparte. Un ejemplo:

Lugar:    Edificio Principal, planta 4ª, Sala E
Fecha:   Martes 24 de mayo de 2011
Hora:    9:00 – 11:00

.-Último párrafo y despedida: recuerda al receptor de tu mensaje lo que necesitas que haga de forma específica o las preguntas que necesitan respuesta y para la despedida lo mejor es un simple saludo.

.- La firma: debe incluir la información de contacto, dado que muchas personas utilizamos el correo como “tarjetero”. Resulta muy útil ponerla por defecto con la aplicación de correo.

.- Post datas: utilízalas sólo cuando quieras añadir un tema personal o algo intrascendente, para que la persona pueda borrarlo fácilmente en caso de que necesite reenviar el correo.

.- Ficheros adjuntos: antes de añadir uno, asegúrate de que tenga un nombre descriptivo y no “000028.jpg”. En el nombre, no utilices acentos, y mejor usa guiones o puntos en vez de espacios en blanco. Un truco para no olvidarse de adjuntar un archivo es no dejarlo para el final; en el momento en que escribimos: “Adjunto te envío…”. En ese momento, detente y ¡hazlo!

.- Lenguaje y tono adecuados. Usa párrafos cortos y separados por un espacio, que solo traten de un tema cada uno y, a ser posible, que cada párrafo lleve un título. Escribe correctamente, respetando las reglas de gramática y ortografía. No te olvides de pasar el corrector, ya que causa muy mal efecto recibir un correo con faltas. Te en cuenta también:

.- Es preferible utilizar frases cortas y evitar las subordinadas, así como el subjuntivo y el condicional. Adecua el lenguaje a tu interlocutor: no uses palabras técnicas o siglas que puedan no entenderse; tendemos a pensar que la otra persona sabe tanto del asunto como nosotros, pero muchas veces no es así y es importante adaptar el vocabulario al receptor.

.- El lenguaje ha de ser positivo y el correo debe estar personalizado para provocar interés y confianza. Los emoticones se usan únicamente para los correos personales y las mayúsculas quieren decir que estamos gritando, por lo que, para resaltar textos, es mejor utilizar la negrita o la cursiva.

.- El tono de un correo debe ser neutro y directo para evitar conflictos. Es mejor pasarse de formal que de coloquial y ¡no respondas hasta pasadas tres horas en caso de que te hayas molestado por el tono de un correo! Imagínate que en ese rato te encuentras a la persona en la máquina de café y te dice lo mismo con un tono que no te molesta en absoluto.

Dedicamos más de un 50% de nuestro tiempo en la empresa a la comunicación escrita. Sin embargo, muchas veces, no prestamos suficiente atención a nuestros mensajes, lo que nos lleva a cometer errores o a no ser eficaces. Recuerda que “toda cosa que se dice, siempre dice algo de quien lo dice”, en palabras de Jorge Antar. Cuida tus mensajes en contenido y en forma y tus resultados mejorarán sustancialmente.