En una videollamada o videoconferencia, cometemos errores de los que no somos conscientes y que pueden tener una repercusión negativa en tu comunicación.

Recuerda que no disponemos de algunos de los recursos más importantes de la comunicación presencial, como son:

  • Apropiarse del espacio y de los objetos
  • La energía que contagiamos
  • Algunos registros de la voz
  • El lenguaje corporal
  • El movimiento
  • La mirada
La atención del interlocutor “funciona” de una forma diferente en una videollamada o videoconferencia. - Tuitéalo          

Por ello, necesitamos adaptar nuestra comunicación cuando hablamos a través de las muchas herramientas que existen para realizarlas: Zoom, Skype, Hangouts, Houseparty, Jitsy meet…

Los errores más comunes en los que caemos en una videollamada o videoconferencia

1. Si no te ven ni te escuchan, difícilmente podrás comunicar

La calidad de la conexión, tanto el acceso a Internet como al router, es un elemento clave en este tipo de comunicación.

¿Qué se puede hacer si la conexión no es buena?

  • Hacer un estudio de proveedores de acceso para ver si hay alguna oferta mejor en cuanto a ancho de banda y cobertura de fibra óptica. Es algo que conviene hacer con cierta periodicidad, ya que es un mercado muy dinámico y competitivo y, cuando uno encuentra una buena oferta y se va a cambiar, el propio proveedor suele hacer una contraoferta.
  • Poner extensores o repetidores wifi en zonas de la casa con mala conexión. No son aparatos excesivamente caros y funcionan muy bien.
  • Conectarse a través del móvil, utilizando este como hotspot (compartiendo conexión), ya que hay veces, dependiendo de la red, del proveedor, de las personas conectadas…, que la conexión a través del teléfono es más rápida.
  • Si la reunión es muy importante o requiere compartir muchos recursos de vídeo y demás, conectarse por cable al router garantiza la máxima velocidad hasta ahí.
  • Puedes medir la velocidad de tu conexión en Speedtest. por encima de 50 Megas por segundo es una buena conexión para hacer videollamadas. Yo he hecho la prueba y conectándome por wifi daba 45 y en cambio, con cable directo al router subía a 100 Megas/Seg.

2. ¡Ojo con la salida/entrada del audio! El mundo necesita que suenes bien

La calidad del sonido en el “trozo” que va del ordenador a ti, es muy importante.

Yo soy (o era) un mal ejemplo de ello; en varias videoconferencias que he dado, no se me escuchaba bien.

Un experto en podcasts y sonido: José David del Pueyo me mandó el siguiente mensaje:

«¡Hola! estoy viendo el II congreso de formadores

El mundo necesita que Natalia suene mejor 🙂 

Os dejo este enlace que hará que suene mejor a precio mínimo (al que hay que sumar 15 euros de gastos)

El micro, es muy parecido a este»

Ya he aprendido la lección:

  • He invertido en unos buenos cascos con micro que utilizo siempre que los encuentro (se me pierden con cierta frecuencia).
  • Cuando hago entrevistas o conferencias utilizo un buen micrófono al que enchufo unos casos.

videollamada

Utilizando siempre un dispositivo de audio, en vez del manos libres del móvil o el audio del ordenador:

  • garantizas una mejor calidad del sonido,
  • y proteges la intimidad de la persona que está al otro lado, ya que así solo la escuchas tú.

3. Los ruidos de fondo son un enemigo de la atención

En alguna ocasión he realizado una videollamada con una persona que tenía una obra de construcción cerca y era realmente incómodo, ya que no lográbamos entendernos. Tuvimos que posponer la reunión.

Ya sea un perro que no para de ladrar, o una familia muy escandalosa, o pájaros, o el aparato del calor si está muy cerca, o el abanico si te entran sofocos… resultan molestos ya que entorpecen la escucha.

Por eso es importante:

  • colocarse en el lugar menos ruidoso posible,
  • avisar a los demás de que se está “reunido” o podíamos decir “envideado” 😊 (yo utilizo un semáforo a la entrada de mi estudio)
  • Programar horarios de “silencio” en el lugar de trabajo (sea este el que sea)
  • Poner siempre el micrófono en mute o silencio cuando no se está hablando. Esto, además, facilita el que no se interrumpa y no aparecer en pantalla cuando no se está hablando (algunos programas destacan la imagen del que interviene).

4. Mirar desde arriba o desde un lado queda “raro, raro”

Trata de que tu imagen no distraiga.

Si por ejemplo tienes el ordenador muy abajo, produce la sensación de que estás mirando “desde arriba”.

Si estás demasiado cerca, no se verá la expresión de tus manos, que es de las pocas herramientas de las que dispones para el lenguaje no verbal.

Trata de colocarte bien centrado y con la espalda recta.

Para hacer pruebas de cómo te ves ANTES de la videollamada o videoconferencia, te recomiendo que utilices una funcionalidad de Skype que es muy útil y te muestro a continuación.

verse antes de una videollamada

Desconozco si otros programas la tienen, pero como Skype es de instalación gratuita, lo puede utilizar cualquiera.

5. Lo que está detrás de ti, también habla

El fondo es una de las cosas más difíciles de una videollamada o videoconferencia, ya que pueden ocurrir diversas cosas:

  • Que sea muy “ruidoso”, es decir con muchos objetos que apetezca observar. Mira este ejemplo, es un fondo muy chulo, pero puede distraer:

fondo en una videollamada

  • O que pase gente por detrás, lo que también tiene un efecto de distracción

  • O demasiado personal (Ej. El dormitorio, la cocina…)

Lo ideal es que sea un fondo lo más neutro y liso posible, o que contenga elementos que le den un “tono” específico a tu videollamada, como por ejemplo:

fondo skype hipolina

  • En el caso de personas que representan una empresa, organización, etc. pueden incluir el logo, banderas institucionales, premios, etc.

Algunos ejemplos:

fondo videollamada ejemplo II

Una opción que a mí me gusta es difuminar el fondo con Skype.

En el ejemplo anterior, esto habría evitado el mal rato:

skype fondo difuminado

En Zoom se pueden personalizar los fondos

zoom truco

¡Y mira lo que sale!

zoom insertar imagen de fonod

Para que funcione bien, necesitas tener detrás algo liso, a ser posible verde o azul, que contraste con tu imagen o la aplicación no distinguirá dónde colocar la imagen…

Aquí tienes diferentes aplicaciones con las que puedes incluir etiquetas y fondos divertidos en tus videollamadas o videoconferencias.

6. ¿Eres un/a iluminad@ o tienes una luz natural?

iluminació cara quemada

iluminacion cara natural

(Es cierto que salgo más favorecida en la foto de arriba… ja, ja, pero distrae)

Para una buena iluminación “casera”, da resultado ponerse delante de una ventana en la que no dé luz directa o poner dos lámparas de luz blanca, una a cada lado para evitar las sombras en la cara.

También existen kits de iluminación no excesivamente caros que merece la pena tener si vas a hacer muchas videollamadas y, sobre todo, videoconferencias.

kit iluminación

7. No te mires a ti mismo, ni pasees la mirada de un lado a otro

La mirada es uno de los elementos más potentes de los que disponemos en la comunicación presencial, pero resulta difícil manejarla en una videollamada ya que al tener un “espejo” delante (la cámara que nos apunta), la tendencia es a mirarnos para ver si estamos bien, si la luz es buena, etc.

Luego volvemos a mirar a la parte de la pantalla en la que están los ojos de nuestro interlocutor y luego de vuelta a nuestra propia imagen…

Las empresas de videoconferencia ya están desarrollando la forma de que al interlocutor le dé la sensación de que le miras a los ojos, pero mientras tanto:

Da buen resultado minimizar la imagen de la otra persona y colocarla cerca de donde queda nuestra webcam (en caso de estar en el ordenador o la tableta).

En el móvil, resulta más fácil manejar la mirada al ser un dispositivo más pequeño pues se mira todo el tiempo al dispositivo, pero, en cambio, la imagen sale en vertical, cuando en el ordenador sale en horizontal.

8. Si no sabes utilizar todos tus recursos te quedarás “corto”

Como hemos visto, en una videollamada o videoconferencia, disponemos de menos recursos comunicativos, por tanto, conviene utilizar todo aquello de lo que SÍ dispones, como por ejemplo:

  • Compartir pantalla para que la otra persona vea lo que tú estás viendo. Esta opción suele estar disponible en la parte baja de la aplicación:

Aquí tienes el ejemplo de Zoom:

compartir pantalla zoom

En Skype suele aparecer dándole al signo más y seleccionando “Compartir pantalla”:

compartir pantalla skype

  • Utilizar el chat para dar participación a los demás o que hagan preguntas cuando se trata de una videoconferencia.
  • Compartir documentos, archivos, presentaciones… Ten en cuenta que algunos programas dan la opción de difuminar partes de lo compartido para proteger información confidencial.
  • Mostrar algo con la cámara.
  • También existe la opción de “pizarra” en la que diferentes personas pueden escribir o añadir objetos.
  • En las videollamadas personales es divertido sacar capturas de pantalla y mandarlas por el chat, ya que se ve a todos los participantes y suelen ser “pillados” con caras raras.

Es fundamental, en los tiempos que corren, manejar bien la herramienta que vayas a utilizar, por lo que, si tienes una reunión importante, asegúrate de hacer antes una llamada de prueba a algún familiar o amigo y probar todos los elementos que puedas necesitar y disponer de una carpeta con los archivos que puedas necesitar.

Si dominas la herramienta de videollamada o videoconferencia y sus posibilidades, transmites seguridad y capacidad - Tuitéalo          

Aprende a comunicar en pantalla con eficacia y confianza

9. Es más difícil mantener un turno de palabra y no interrumpirse

Cuando estamos con personas de forma física, aunque no nos demos cuenta, a través de microsonidos o movimientos corporales pedimos el turno y (normalmente) los cambios en la toma de palabra se producen con fluidez, pero esto es más complicado en una videollamada, por lo que es importante:

  • Si son muchos los asistentes, conviene silenciar a los participantes una vez que han entrado y establecer un turno de palabra y asegurarse de que el que interviene ha terminado antes de pasar al siguiente.
  • Es necesario estar más callado que en una conversación presencial y esperar un poco más antes de tomar la palabra, ya que el sonido suele llegar con un ligero retraso.

10. Si descuidas tu perfil en la plataforma, tu imagen por defecto no hablará bien de ti

Pon tu nombre completo bien escrito y una buena foto al darte de alta en la plataforma que vayas a utilizar, ya que si no hay buena conexión, a la(s) otra(s) persona(s) le aparecerá esa foto.

11. Cuida la vestimenta, la voz, los gestos…

Algunas recomendaciones adicionales:

  • Lo que más favorece es vestirse con tonos lisos y claros que sean diferentes al color del fondo.
  • Maquíllate algo más de lo normal, ya que la cámara “elimina” parte del efecto y se sale más pálido de lo normal, por eso en televisión suelen maquillar tanto a mujeres como a hombres.
  • Habla con voz tranquila, alta y clara.
  • En caso de que sea una videoconferencia o videoreunión, repite las ideas principales para reforzar tu mensaje.
  • Intenta tener una actitud interesada y sonriente.
  • Trata de que tus “reuniones” sean algo más cortas que las que harías de forma presencial, ya que cansan más.

12. Evita la ansiedad que a veces producen las videoconferencias

Hay personas a las que asistir a una videoconferencia o videollamada en el entorno profesional o de estudios les produce ansiedad, a veces incluso una quedada de amigos.

¿Por qué?

  • Por la sensación que produce el que un montón de gente “entre” en tu casa, con su decoración, sus habitantes, sus ruidos… tu intimidad.
  • La falta de un espacio apropiado para atender la llamada.
  • Sentir que están TODOS mirándote…

Si quieres reforzar tu seguridad, puedes realizar la formación Adiós Miedo Escénico para disfrutar hablando en público o en pantalla.

Algunas recomendaciones:

  • Si tienes que levantarte y estás “bien” vestido solo de cintura para arriba… 😉 o si tienes que levantarte a abrir la puerta o al baño, lo mejor es apagar la cámara el rato que no vayas a estar y volver a encenderla a tu regreso, en vez de dejar una silla vacía que produce sensación de abandono.
  • Evita mirarte todo el tiempo porque eso produce un efecto de disociación y estarás menos atento a lo que dicen los demás, por lo que si te llega el turno de hablar no tendrás todos los elementos.
  • Trata de acallar a tu propio enjuiciador. Los demás no están pendientes de ti, suelen estar más bien pendientes de ellos mismos…
  • Domina la herramienta.
  • Recuerda que no hay una forma “correcta” de hacerlo y que si metes la pata, te excusas y la próxima vez saldrá mejor. ¡Nadie es perfecto!

Después de todo esto, pensaba decirte: sé natural y todo irá bien (ja ja ja).

Parece un contrasentido, con todos los posibles problemas de los que hemos hablado, pero ¡es posible y se logra con la práctica! y, para ello, en estos momentos vas a tener muuuuuchas ocasiones…

¡Cuídate y cuida a los tuyos! Os deseo lo mejor

Te invito a hacer una encuesta que cuando la finalices verás que te deja unos cuantos tips a tener en cuenta. ¡Hazla y compártela!

 

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