El mes pasado viví una experiencia empresarial muy curiosa:

Habíamos preparado un curso de 10 días en el que unas 10 personas nos teníamos que ocupar de todo: logística, organización, etc.

Hicimos una reunión inicial en la que nos dividimos las tareas y decidimos, entre todos, que una persona fuera la coordinadora.

Esta persona, con buenísima intención y tratando de que todo saliera perfecto, dedicó una gran parte de su tiempo a:

  • Hacer esquemas de funcionamiento
  • Cálculos sobre cómo ahorrar tiempo y que pudiéramos hacer turnos para estar menos cargados
  • Divisiones y subdivisiones de tareas
  • Etc.

Así mismo, todas las tardes, nos reunía unos 45 minutos para revisar incidencias y planificar el día siguiente.

El cuarto día, en la reunión, nos “rebelamos” todos, porque con su perfeccionismo, perdíamos mucho más tiempo del que ahorrábamos.

Además de las horas que esa persona dedicaba a “organizar”, solo la reunión suponía una pérdida de tiempo de trabajo de 7,5 horas (10 personas X 45 minutos). El resultado era equivalente a tener 2 personas menos sobre 10. Una pérdida de productividad del 20%.

Así mismo, sentíamos la sobre-organización como un corsé que entorpecía las relaciones entre el equipo y no dejaba margen para la creatividad ni la ayuda espontánea.

Al final, la persona encargada, decidió no seguir coordinando y entre todos optamos por no nombrar un sustituto.

Seguimos trabajando el resto de días (6) sin coordinador y cuando detectábamos un fallo, nombrábamos (en 5 minutos) una persona que se ocupara de supervisar esa tarea para que no volviera a suceder.

Las cosas funcionaron sin necesidad de “jefes”.

Para mí resultó ser una experiencia interesantísima de la que saqué varias conclusiones que espero os sirvan también a vosotros. Muchas de ellas ya las había experimentado, pero verlas todas juntas y de forma tan clara, me ayudó a afianzarlas:

  • La mayoría de las personas desea hacer bien su trabajo  (yo diría que más del 90%) y que las cosas salgan según los objetivos propuestos, sin necesidad de supervisión específica, por tanto…
  • No es necesario motivar a las personas, lo verdaderamente importante es ¡no desmotivarlas! con un control excesivo.
  • El exceso de planificación entorpece en vez de favorecer la consecución de resultados.
  • Lo mejor es enemigo de lo bueno: la perfección es imposible y tratar de conseguir un objetivo imposible es muy frustrante, por lo que es necesario proponerse hacer las cosas bien, incluso muy bien, pero también es necesario ser tolerante con los errores y tener cintura para corregirlos.
  • La reunionitis genera una gran pérdida de productividad.
  • Las organizaciones tienden a ser cada vez más planas desde un punto de vista jerárquico, y con un verdadero empowerment, es decir, que cada uno sea responsable de su parcela y se sienta dueño de su trabajo.

Lo más curioso es que poco después de terminar el curso y tener este artículo preparado, tropecé con el siguiente vídeo que refuerza mi mensaje casi de forma literal. Os recomiendo que lo veáis porque es realmente bueno:

¡Deja a tu empresa respirar! No la ahogues con M&Ms (Meetings and Managers – Reuniones y Jefes)

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