La verdadera protagonista de una conferencia o de una reunión debería ser la audiencia; ni el ponente/presentador ni el Power Point.

Recuerdo una vez en la que conseguimos, en la empresa en la que trabajaba, una reunión para presentarle nuestros servicios al jerinfante de un posible cliente enorme.

Nos aclaró, según entró en la sala, que tenía media hora.

El que entonces era mi jefe, empezó a contarle,diapositiva tras diapositiva, nuestra presentación. Yo trataba de hacerle señas para que se olvidara del maldito Power Point, pero no hubo forma. Cuando iba por la transparencia número 12 de 50, el “jefazo” aquel, se levantó y dijo: “Lo siento, se ha terminado el tiempo” y se fue.

Solo habíamos llegado a “Quienes somos” y “Qué hacemos” ¡En media hora! Imaginaos la cara de haba que se nos quedó.

Si en vez de someternos al Power Point como si fuera una camisa de fuerza le hubiéramos contado brevemente (en no más de 5 minutos) lo que hacíamos y preguntado por sus necesidades, es probable que no hubiéramos desaprovechado de forma tan garrafal una posibilidad de negocio importante.

Por eso, cuando uno va a preparar:

  • Una ponencia
  • Una presentación
  • Una reunión

Lo primero que debería hacer es ponerse la “gorra” de las personas que le van a escuchar:

  • ¿Por qué están ahí?
  • ¿Qué esperan obtener o qué buscan?
  • Si yo quiero “venderles” algo, aunque sea una idea, debería preguntarme ¿qué problema de mi audiencia puedo solucionar?
  • ¿Cuánto tiempo tienen?
  • ¿Cómo consigo que no se haga pesado?
  • ¿Cuántas personas van a asistir? No es lo mismo que seamos 2 o 3 personas a que seamos 15, 100 o 1.000, tanto los medios como el formato deben ajustarse.

Porque cuando uno escucha a otro en una reunión o en una presentación, invariablemente está en:

“¿Y de lo mío qué?”

  • Si es una reunión interna estará pensando en lo que le afecta a él/ella o a su departamento.
  • Si es un curso estará comparando todo lo que dice el ponente/profesor con su forma de actuar.
  • Si es una ponencia, estará buscando cómo puede aplicar él/ella lo que está escuchando.

En definitiva, si queremos “llegar” a los demás en una conferencia/reunión, lo más importante es entender que el protagonista no es el ponente o el Power Point, la protagonista es la audiencia.

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