Historia de un fracaso o el Webinar imposible

Hay veces que por más que planificas detalladamente algo, al final sale por donde le da la gana y solo puedes surfear la ola de la realidad intentando no caerte y tratando de disfrutar la experiencia.

Es difícil explicar por qué me salió TAN MAL el último Webinar que organicé. Mejor dicho, los dos últimos, que fueron el mismo, que nunca llegó a existir.

Hace tiempo escribí el artículo Como hacer un buen webinar, y ahí está todo lo necesario para que salga bien, de hecho, seguí mis propias instrucciones al pie de la letra, pero ya se sabe, tener la información no significa saber aplicarla.

Es un artículo que tiene más de 3 años y se supone que en este tiempo la tecnología debería haber evolucionado hacia una simplificación y usabilidad mayores, pero yo, cada día me encuentro con:

  • procesos que se quedan colgados
  • aplicaciones que no funcionan
  • “toco botones” que producen pequeñas catástrofes que te enredan el día…

¿No te tan a veces ganas de tirar por la ventana cualquier aparato que necesite un enchufe o una batería?

El día 12 del mes pasado, programé un Webinar sobre el miedo escénico. Todo iba sobre ruedas y había 400 personas inscritas. Llegué a la oficina temprano, estaba todo listo y probado, ya le había dedicado una semana a preparar un material que de verdad ayudara a las personas que asistieran a alejarse del miedo a hablar en público, pero nos pilló el toro…

No logramos que la presentación se compartiera bien, yo tenía otra pantalla delante y veía lo que les llegaba a los asistentes con retraso, por lo que les decía que esperaran la imagen cuando ya la estaban viendo, en el Power Point salían las diapositivas de antes y después porque no se podía poner en modo presentación… en fin, un lío.

Eso teniendo un equipo de 4 personas in situ para echarme una mano, 2 de ellos técnicos.

Como el resultado no fue óptimo, no publiqué la grabación ni se lo envié a los que no habían podido asistir. Decidí repetirlo dos semanas después.

La siguiente vez, no llegué con media hora de antelación sino con 3 horas, con un micro mejor (no me había gustado el sonido del anterior), un kit de iluminación (me había parecido que había muchas sombras) y las mismas ganas de aportar contenido de valor a los asistentes.

Se habían inscrito 200 personas. Hicimos las pruebas, todo en orden.

Estaba contenta porque los que no habían podido asistir la vez anterior tenían la oportunidad de hacerlo; pero un pequeño gesto dio al traste con todo el esfuerzo que habíamos realizado.

Me habían dicho que el Webinar se publicaba directamente en Youtube al finalizar, por lo que el comienzo era importante para la visualización posterior, pero según arrancamos, yo creía que no había entrado bien en la “sala” y me quedé mirando los comandos e intentando comprobarlo, alguien me escribió en un papel, “¡Habla!, recuerda Youtube”, me quedé sin saber qué hacer porque no veía a los asistentes y cerré la sesión del Webinar. Pensé: “Mejor vuelvo a entrar para estar segura”. ¿No es lo que uno hace cuando la informática no funciona? Apagar y encender, es el automatismo de lo incomprensible. Y así lo hice.

Entré de nuevo y comencé a hablar; me costaba mantener la alegría porque no estaba segura de que todo estuviera yendo bien. Había algunas personas en la “sala” pero cuando llevaba un rato de charla, me dijo uno de los técnicos que no se estaba emitiendo.

Habían pasado ya diez minutos de la hora. Al haber apagado y encendido, el sistema dio por finalizado el Webinar, y se acabó, subió el video de 2 minutos a Youtube y hasta ahí pudieron ver los asistentes: un video mío de 2 minutos mirando la pantalla, supongo que con cara de boba porque no sabía bien qué estaba pasando. Ya no se podía volver a acceder.

¡Horror, situación de crisis!

¿Qué hacemos?

Los técnicos hablaban de crear un nuevo Webinar y mandarles el nuevo link, cuando estuviera, a los asistentes. Ya habían pasado 15 minutos desde que debería haber empezado.

Escribí a toda prisa un mensaje a los asistentes diciéndoles que era un ejemplo de un imprevisto de los que pueden suceder en una conferencia. Que tuvieran un poco de paciencia.

Ya llevamos 20 minutos de retraso y seguían intentando crear el nuevo Webinar. 25 minutos. En ese momento decidimos cambiar de estrategia. No tenía sentido mantener a todas esas personas esperando. Llevábamos casi media hora de retraso y asistían desde varios países del mundo.

Decidimos dejar de intentar hacerlo y grabar la sesión sin público. Les enviamos un correo que decía: “En un rato tendrás el Webinar en tu mail. Disculpa las molestias”.

Lo íbamos a grabar en Hangouts de Google para luego publicarlo directamente en el canal de Youtube y poder enviárselo a todos los que estaban apuntados.

Empecé a grabar, me dejaron sola para que estuviera más tranquila y no sé qué hice pero después de estar más de una hora hablando, no se había grabado. Parece que yo o Google (probablemente yo) nos hicimos un lío porque el ordenador tenía la hora de América y, al parecer, la grabación iba a empezar en unas horas… ¡Otro pequeño desastre!

Ya eran más de las 10 de la noche, yo llevaba desde las 7 de la mañana sin parar ni un minuto, estaba mentalmente agotada con todo aquello, pero no podía dejar a esas personas que habían intentado asistir, con un plantón, sin más. Ya habíamos prometido una grabación, quería hacerla, aunque no sabía si mi grado de cansancio me iba a permitir transmitir con la energía necesaria, el caso es que intenté poner una sonrisa y comenzar por cuarta vez. Creo que el buen humor, la compañía y el buen juicio de mis colegas, me ayudaron mucho.

Hicimos mil pruebas para asegurarnos de que a la cuarta fuera la vencida y empecé a grabar de nuevo.

No sé qué hace que una persona tire o no la toalla ante una situación complicada, lo que sí sé es que son los demás los que te provocan seguir intentándolo:

  • Esos demás que han acudido a la cita haciendo un esfuerzo y con deseos de recibir ayuda.
  • Los que han dedicado su precioso tiempo a ayudarte en ese proyecto o tarea.

(En este caso estos dos eran los que me movieron a mí, pero hay otros demás que igual reconoces y que, en tu caso, te ayudan a perseverar).

  • Esos que han arriesgado su dinero o su confianza en tu proyecto.
  • Los que te han animado y aconsejado con ganas y emoción.
  • Los que…

¿Qué te mueve a ti a dar ese siguiente paso? Ese que no te crees capaz de dar pero que finalmente logras dar sacando fuerzas de no sabes bien dónde.

Al día siguiente uno se levanta arrastrando el cansancio y la tensión de lo vivido, pero las personas que intentaron asistir tuvieron en su correo un pequeño vídeo, solo fui capaz de hablar 36 minutos pero espero que les ayude en alguna medida.

Aquí lo tienes. La muestra de un pequeño fracaso, el vídeo de un Webinar imposible, que no fue.

(Si no estás interesado en el miedo escénico no tiene sentido que lo mires, solo escucha un poquito la voz, creo que en ella está el cansancio, pero también el aprecio por esos demás a los que va dirigido, o a mí me gusta pensarlo).

Y ¿cómo no? Al mal tiempo buena cara:

Aprendizajes para que tu Webinar no sea un fracaso

La herramienta que usamos fue WebinarJam, que por lo que dicen y quién la usa, es magnífica.

  •  Asegúrate de que la conexión es suficientemente rápida y el ordenador también.
  • Haz una prueba de grabación en una sala de prueba con el micrófono que vas a utilizar.
  • Asegúrate de que la iluminación es uniforme y no produce sombras. Si la luz viene de arriba y usas gafas, no queda bien.
  • Para poder compartir la pantalla en el Power Point, necesitas configurar la presentación como “ventana”. Esto parece una tontería pero es muy importante. Aquí tienes cómo se hace:

Webinar-imp-pantalla

  • Nunca cierres la ventana del Webinario si no has terminado.
  • Para mí, es difícil que un Webinario que no se puede editar y modificar sirva como herramienta de marketing, lo que es una pena porque es un excelente material, pero tal vez lo consigas si eliges algunos trozos o preparas una frase de inicio fuerte que capte la atención de los asistentes y de los que lo vean luego en vídeo.
  • Prepara dos o tres momentos de preguntas, y concentra en ellos todas las dudas. Si intentas interactuar a lo largo del seminario, se genera mucho lío y no favorece la comunicación.
  • ¡Bajo ningún concepto dejes a Natalia acercarse al ordenador!

Un último consejo:

Los fracasos se pueden exprimir para intentar sacar limonada… o lo que se pueda - Tuitéalo          

En este caso, por ejemplo, he escrito este artículo y he hecho una mini campaña en Youtube para posicionar el vídeo. Lleva casi 4.000 visitas en una semana, por lo que me doy por satisfecha con el resultado, creo que al final los consejos que doy en el vídeo benefician a más personas (de momento diez veces más) que los 400 que estaban apuntados al Webinar.

Quién no se consuela, es porque le falta imaginación. 😉

¡Hasta otra!

8 Comentarios

  1. Mario Garcia
    26 Junio 2016

    Natalia primero que todo recibe mi afectuoso saludo lleno de agradecimiento, considero muy importante este tema recibo con mucho agrado todos tus instructivos mensajes.Un abrazo

    Responder
    • Natalia Gomez del Pozuelo
      26 Junio 2016

      Muchas gracias Mario, me encanta recibirte por aquí.

      Un abrazo,

      Natalia

      Responder
  2. Jahir López H
    26 Junio 2016

    He seguido detenidamente tus aportes para vencer el temor escénico y comparto la mayoría de tus comentarios y experiencias. Creo que se deben manejar las tres normas fundamentales: Dominio total del contenido a exponer o texto. Esto es diferente a aprenderlo de memoria porque se te olvida una palabra y ahí te quedas. El autocontrol, si sientes picadas y molestias en el estómago, te tiemblan las piernas, te sudan las manos y solo piensas en ir al baño, estás derrotado. Y si no preparas todos los recursos a utilizar antes del evento, estás apostando a la suerte o lotería que todo salga como debe ser.

    Responder
    • Natalia Gomez del Pozuelo
      26 Junio 2016

      Muchas gracias por tus aportaciones Jahir.

      Un saludo muy cordial.

      Natalia

      Responder
  3. Maria
    26 Junio 2016

    Hola Natalia,
    Gracias por compartir tu experiencia.
    Yo estuve ahí al otro lado, y ya pensé que te había sucedido algo más….
    Te comprendo porque a veces una planea algo a la perfección
    y por cosas externas, no sale bien.
    Tienes todo mi apoyo en la distancia!
    María

    Responder
    • Natalia Gomez del Pozuelo
      26 Junio 2016

      ¡Hola María!

      Muchas gracias por tu comentario, y ¡por estar allí aquel día! (Para el resto de lectores: María es de las pocas que logró acceder a la “sala” del Webinar)

      Veros allí a los pocos que lograsteis entrar, fue una de las cosas que me animó a seguir…

      Un fuerte abrazo y hasta la próxima.

      Natalia

      Responder
  4. 26 Junio 2016

    Hola Natalia.

    ¡Pues sí que fue una serie de catastróficas desdichas! 😮

    Ya que tú te has sincerado, quiero comentar que en su día (el del primer webinar, al segundo ya no me apunté…) me sentí bastante molesta por haber tenido que: faltar a una clase, venirme a casa corriendo para llegar a tiempo y pasarme una hora actualizando la página para finalmente… no poder ver nada…

    Sin embargo, te agradezco mucho tu explicación de lo sucedido, al punto de que me parece que después de todos los contratiempos que tuviste ese día, has mantenido una ACTITUD ENVIDIABLE.

    Saludos!

    Celeste.

    Responder
    • Natalia Gomez del Pozuelo
      26 Junio 2016

      ¡Cuánto lo siento Celeste! Y qué bien tener la oportunidad de disculparme personalmente. Ya ves que cuando no salen las cosas…

      En fin, muchas gracias por animarte a comentar aquí.

      Un fuerte abrazo y hasta siempre.

      Natalia

      Responder

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