¡Deja a tu empresa respirar! No la ahogues con M&Ms

El mes pasado viví una experiencia empresarial muy curiosa:

Habíamos preparado un curso de 10 días en el que unas 10 personas nos teníamos que ocupar de todo: logística, organización, etc.

Hicimos una reunión inicial en la que nos dividimos las tareas y decidimos, entre todos, que una persona fuera la coordinadora.

Esta persona, con buenísima intención y tratando de que todo saliera perfecto, dedicó una gran parte de su tiempo a:

  • Hacer esquemas de funcionamiento
  • Cálculos sobre cómo ahorrar tiempo y que pudiéramos hacer turnos para estar menos cargados
  • Divisiones y subdivisiones de tareas
  • Etc.

Así mismo, todas las tardes, nos reunía unos 45 minutos para revisar incidencias y planificar el día siguiente.

El cuarto día, en la reunión, nos “rebelamos” todos, porque con su perfeccionismo, perdíamos mucho más tiempo del que ahorrábamos.

Además de las horas que esa persona dedicaba a “organizar”, solo la reunión suponía una pérdida de tiempo de trabajo de 7,5 horas (10 personas X 45 minutos). El resultado era equivalente a tener 2 personas menos sobre 10. Una pérdida de productividad del 20%.

Así mismo, sentíamos la sobre-organización como un corsé que entorpecía las relaciones entre el equipo y no dejaba margen para la creatividad ni la ayuda espontánea.

Al final, la persona encargada, decidió no seguir coordinando y entre todos optamos por no nombrar un sustituto.

Seguimos trabajando el resto de días (6) sin coordinador y cuando detectábamos un fallo, nombrábamos (en 5 minutos) una persona que se ocupara de supervisar esa tarea para que no volviera a suceder.

Las cosas funcionaron sin necesidad de “jefes”.

Para mí resultó ser una experiencia interesantísima de la que saqué varias conclusiones que espero os sirvan también a vosotros. Muchas de ellas ya las había experimentado, pero verlas todas juntas y de forma tan clara, me ayudó a afianzarlas:

  • La mayoría de las personas desea hacer bien su trabajo  (yo diría que más del 90%) y que las cosas salgan según los objetivos propuestos, sin necesidad de supervisión específica, por tanto…
  • No es necesario motivar a las personas, lo verdaderamente importante es ¡no desmotivarlas! con un control excesivo.
  • El exceso de planificación entorpece en vez de favorecer la consecución de resultados.
  • Lo mejor es enemigo de lo bueno: la perfección es imposible y tratar de conseguir un objetivo imposible es muy frustrante, por lo que es necesario proponerse hacer las cosas bien, incluso muy bien, pero también es necesario ser tolerante con los errores y tener cintura para corregirlos.
  • La reunionitis genera una gran pérdida de productividad.
  • Las organizaciones tienden a ser cada vez más planas desde un punto de vista jerárquico, y con un verdadero empowerment, es decir, que cada uno sea responsable de su parcela y se sienta dueño de su trabajo.

Lo más curioso es que poco después de terminar el curso y tener este artículo preparado, tropecé con el siguiente vídeo que refuerza mi mensaje casi de forma literal. Os recomiendo que lo veáis porque es realmente bueno:

¡Deja a tu empresa respirar! No la ahogues con M&Ms (Meetings and Managers – Reuniones y Jefes)

12 Comentarios

  1. 10 diciembre 2012

    Utilizad una pizarra kanban y tecnicas agiles de gestion de grupos, os saldra mucho mejor…

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  2. Alicia Mendoza
    10 diciembre 2012

    ¡¡¡Genial, Natalia!!! ¡Muchas gracias por esta llamada de atención! ¡Completamente de acuerdo! El problema es que, muchas veces, te vas a casa a terminar el trabajo (o a hacerlo entero), pero el jefe no te exime de cumplir, además, tu horario de trabajo.

    Responder
  3. Francisco González-Barros
    11 diciembre 2012

    Es una versión de M&Ms que provoca indigestiones masivas. A la vista de tu artículo, Natalia, no parece que la eficiencia esté en ordenar acontecimientos hasta el éxtasis sino en dotar de recursos organizativos a las personas, para crear un background de orden, secuencia y estructura que luzca en cualquier actividad en común.
    Los increíbles M&Ms se derriten en la boca, no en la mano (es decir, donde deben derretirse); las reuniones trufadas de management son un bajo cero para la motivación y el éxito: suelen derretirse en la mano.

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  4. 11 diciembre 2012

    Estoy de acuerdo con el artículo y con el video. En ocasiones asisto a reuniones donde pasan horas sin que se aporte nada, donde además los “reunidos” están constantemente atendiendo el correo o chateando, donde se para la reunión porque a alguien se le interrumpe por una llamada telefónica, donde se mantienen conversaciones paralelas que no siempre están relacionadas con el motivo de la reunión, etc.

    Y he visto multitud de gerentes en la actitud de “Dejaros todo lo que estéis haciendo que esto nos urge más”. La semana pasada sin más, me comentaba un cliente que su gerente actuaba de esa forma: interrumpía el trabajo de una persona X para hacer algo, a continuación preguntaba a otra Y como llevaba el trabajo X, y finalmente le decía a Y que le dijera a Z que ayudase a X. En definitiva tres personas involucradas para lo que debería afectar a una sola.

    Saludos Natalia y gracias por tus contenidos.

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  5. Saul González ( México )
    12 diciembre 2012

    Como bien sabes Natalia, soy manager por más de 20 años y doy Gracias a Dios por la tecnología, trabajo en casa muy confortable y con gran tranquilidad, dentro del software que la compañía nos proporciona tenemos uno que podemos chatear instantáneamente entre colaboradores, sin levantar el teléfono, inclusive nos podemos ver, hacemos reuniones de 5 minutos si se requiere, sin levantarnos de nuestro lugar, si tenemos reuniones de alto nivel o solo informativas, podemos tranquilamente seguir trabajando o leemos el correo y nadie nos dice nada, ahora las llamadas de larga distancia le cuestan a la compañía 0.01 centavos por minuto, es decir, en lugar de cruzar 100 correos, llamas a la persona en cualquier lugar del mundo y (aún con diferencia de horarios de trabajo) te contesta porque está atento a la llamada, y el asunto se resuelve en más o menos 10 minutos, tengo mucha anécdotas que podría contar pero lo más importante es, ” ya se acabaron las reuniones presenciales”, me acuerdo que el jefe nos hablaba “Reunión a las 10”, ah, pero nadie es puntual y los que llegan a tiempo esperan a los demás que muchas veces ni tienen intención de asistir, mientras platicas del fut, de box, de mi hermana, etc., y luego de 10 o 15 minutos perdidos el jefe llega, sin una agenda previamente informada, y todo mundo corre por sus apuntes, jejejeej, bendita tecnología, en este instante pretendía cerrar la laptop pero quise leer el correo personal y apareció tu mensaje, y ya estoy en contacto contigo y tus amigos a una diferencia de horario de 7 horas. Si ya leyeron hasta aquí gracias por sus 5 minutos de atención.

    Excelentes consejos. un abrazo.

    Responder
  6. 12 diciembre 2012

    Muy interesante el post y el vídeo! muchas gracias el tema de la productividad me fascina y la conclusión de los M&M, creo que va a tener mucho éxito!!

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  7. Alejandro
    13 diciembre 2012

    Me ha gustado mucho tu artículo. Estoy muy de acuerdo contigo y, personalmente, también he vivido casos muy similares. He trabajado en una Consultora de Formación por varios años y perteneciendo a un equipo de coordinadores dirigidos por un responsable. Y efectivamente, la búsqueda de la perfección en el trabajo que realizábamos ha provocado justamente lo contrario y por tanto, como bien dices, reduciendo la productividad.
    Entiendo que la función de coordinar un equipo de trabajo, y más aún de un número de 10 personas, no es tarea fácil. Pero, lo curioso que encuentro en el artículo es que tal número de personas, ante la carencia una figura de coordinador, hayan trabajado tanto individualmente como en equipo, conectando las diferentes tareas y, lo que es más importante, obteniendo un buen resultado o atendiendo a las necesidades que se presentaran.
    En definitiva, artículo muy gráfico y cierto a la vez.

    Un saludo,

    Responder
  8. Gabriel Gonzalez
    13 diciembre 2012

    Muy interesante y cierto en muchas ocasiones.

    Lo unico que me gustaria apuntar es que en ocasiones el tipo “self” no funciona del todo bien cuando las responsabilidades no estan nada claras. Cuando hay tareas que caen en “tierra de nadie”.
    Me gusta mucho mas el modelo que comentas donde la responsabilidad es compartida pero es necesario e imprescindible que todos los miembros esten por la labor con la aptitud correcta y predispuesta a colaborar. Este cambio de mentalidad y organizacion parece mucho mas efectivo ademas de producir muchisima mas satisfacion en el trabajo. La gente tiene en general mucha mas capacidad de la que se le supone pero es necesario tener la aptitud correcta, el empuje, etc.

    Creo que es un cambio cultural donde todos debemos asumir mas responsabilidades, aunque no debemos caer en la utopia de ir de un extremo al otro, pues en general no funcionara. Siempre existira ocasiones donde se han de tomar decisiones y hay division de opiniones. Pero el trabajo colectivo donde el conocimiento este esparcido por toda la organizacion y donde la informacion este disponible para quien la necesite y cuando la necesite creo que son piezas claves en el cambio laboral que de ya esta ocurriendo.

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  9. 17 diciembre 2012

    Los excesos siempre destruyen valor. El equilibrio es condición para lograr lo requerido y en forma SOSTENIBLE en el tiempo

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